这把钥匙该不该借

　　相关法规政策

　　《钥匙管理规定》

　　1.0目的

　　对钥匙进行有效的规范管理

　　2.0适用管理

　　适用于本公司内部的钥匙管理

　　3.0相关说明

　　4.0职责

　　4.1工程主任/主任：负责与施工单位钥匙移交的确认，并与住户中心做好移交手续。

　　4.2住房中心主任/主管：负责与工程部钥匙移交的确认，并对钥匙的保管进行定期检查。

　　4.3工程人员：负责对钥匙的单位、数量、编号及适用性进行逐一确认。

　　4.4物业助理：负责对移交的钥匙单位、数量、编号及适用性进行逐一确认，并做好钥匙的标识与借用登记。

　　5.0内容

　　5.1移交钥匙

　　5.1.1分包单位施工完工后与工程部人员进行钥匙移交手续，工程人员需对分包单位移交的钥匙进行逐一核对，对移交钥匙的单位编号、数量及适用性进行确认。

　　5.1.2工程部“验收小组”组长/工程员在门锁验收工作完毕后，按《钥匙验收记录表》要求记录合格的单位编号和数量，并要求施工队交匙人签名确认，然后将钥匙联同对应表格移交给住户中心。

　　5.1.3物业助理根据《钥匙验收记录表》核对工程部“验收小组”交来的钥匙，当实际接收钥匙数目与《钥匙验收记录表》“数量”项相符时，应在“签收确认”项标“√”。否则，应将实际情况在“备注”栏注明。核对完毕，应在《钥匙验收记录表》签名确认。

　　5.2钥匙整理与保管

　　5.2.1物业助理应标清钥匙单位编码并整齐有序地放置在钥匙柜中，并在钥匙柜贴上示签，加以注明。

　　5.2.2业主/住户委托保管钥匙时，物业助理应在《业主托存/移交钥匙登记表》和上作相应记录，并将钥匙按单位编号整齐有序地放置在钥匙柜中，业主/住户前来领取钥匙时，物助理凭“住房证”和“业主身份证”移交钥匙给业主。同时，应在《业主托存/移交钥匙登记表》中标注移交日期，请业主签名确认。并在《托存钥匙日期登记表》中取消该单位钥匙托存日期。在无任何证件证明索匙者为钥匙所属单位的业主或合法住户时，物业助理不得将钥匙转交。

　　5.2.3住户中心主任/主管应安排专人定期对钥匙柜内的标签和钥匙单位编号进行检查，如发现标签、编号脱落或模糊不清时，应及时更新改进。

　　5.3钥匙借用与归还

　　当公司员工或其他施工单位因公事要求外借钥匙时，物业助理应检查借匙人的工作证，并由借匙人签名确认。

　　5.3.1花园管理区、工程部、绿化部、经营部、售楼部借匙情况分别按《 部门借钥匙登记表》要求填写日期、钥匙编号、数量、借匙人；

　　5.3.2对于其他施工单位借钥匙情况应由工程人员代借，并在《其他部门长期借钥匙登记表》中签字确认；

　　5.3.3对于未入住单位的业主的借匙情况应由售楼人员代借，并在《业主借匙登记表》中签字确认。

　　5.3.4办理钥匙退手续时，物业助理应在核对钥匙数量后，在对应的登记表中标注钥匙退还日期，并在“接收人”一栏签名确认，然后，按钥匙单位编码整齐有序地放置在钥匙柜内。

　　5.3.5住户中心主任/主管应安排物业助理根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况，发现借期超过一星期不还钥匙者，应填写《钥匙催还单》发送到借钥匙部门催还。

　　5.4钥匙的损坏或丢失

　　5.4.1当接到丢失或损坏的钥匙时，物业助理应按《钥匙管理备忘录》要求记录事件经过，并报告住户中心主任/主管。住户中心主任/主管与业主联系，征得业主同意后，采取补配钥匙或换锁措施，确保遗失钥匙单位的安全，住户服务中心将处理结果记录在《钥匙管理备忘录》。

　　5.5所有与钥匙管理有关的记录就归档保存两年。

　　6.0相关文件

　　   7.0质量记录

　　    8.0修改记录

　　 《紧急备份钥匙管理规定》

　　    1 目的

　　    为保障大厦及各公司安全和一旦发生紧急突发事件时，把损失减少到最低程度。

　　    2 范围

　　    适用于本项目管理辖区所有人员

　　    3 职责

　　    3.1保安部中控室值班人员收取备份钥匙，并在《钥匙接收单》、《紧急备份钥匙使用记录》上做好记录。

　　    3.2保安部经理负责备份钥匙使用的批准。

　　    4 程序

　　    4.1保安部备存各公司办公区大门钥匙，由保安部中控室值班人员收取，双方签字盖章封存，以备发生紧急情况时使用。

　　    4.2备份钥匙只在发生紧急情况时使用（如火灾、火情、火警、跑水、漏电或有异味等可能造成灾害事故的征兆）。

　　    4.3白天须保安部经理批准后方可使用；夜间及非正常办公时间（指节假日等）须经值班经理批准后方可使用。

　　    4.4使用紧急备份钥匙时，由批准使用人及时通知该公司负责人到场。

　　    4.5各公司备用钥匙存放在保安部中控室的钥匙储存柜中。

　　    4.6设立专用登记本，每使用一次须严格登记，使用后的封存执行4.1

　　    4.7各公司如更换门锁或加锁，须及时到保安部办理封存手续，否则，当发生紧急情况时，现场处置人员有权依据法律采取紧急避险措施，由此造成的损失由该公司自行承担。

　　    4.8特殊情况可由总经理文字批示。

　　    5 监督执行

　　    保安部经理。

　　    解决办法

　　    钥匙在物业管理中不是一个普通的物件，它所代表的是物业的所有权，因此，在物业管理服务实践中，必须要高度重视对钥匙的管理，否则，就会带来财产的损失或管理的混乱。

　　    针对本案例，业主所提出的借用钥匙的理由，物业管理人员不能一个“不能借”就简单处理。而是应该在了解业主真实想法的基础上，向业主详细地介绍业主入住流程及相关规定，介绍公司钥匙管理规定，向业主说明不能随便借出钥匙，正是为了维护业主权利和保护业主财产的需要，请求业主的理解。同时要请示主管并告之业主的实际困难，在取得主管同意的前提下，仔细查验业主购房的相关资料，证实其业主身份，请业主填写文字说明材料并签字后，陪同业主前往开门，待业主搬运完建材后，当业主面将门锁好，将钥匙带回物业管理处收好。

　　    本案例中，由于物业管理人员没能按照管理要求妥善处理，而是草率地将钥匙借给了这位不讲信用的业主，给该物业管理处带来了很多不必要的麻烦，最后，物业管理处通过努力，妥善解决了问题，违章借钥匙的员工受到了严肃处罚。